Uso y abuso del correo electróncio

Hace unas semanas, leía un ingenioso artículo de Daniel Goleman intitulado “e-mail is easy to write (and to misread)”, donde nos comenta sus tribulaciones al intentar comunicarse con la secretaria de su editor vía correo electrónico, mientras publicaban su más reciente libro.

El caso es que sin quererlo, Goleman y la chica se encontraban enfrascados en una discusión, ya que ninguno de los dos podía entender el sentido de lo que el otro escribía. Al final, la secretaria le escribió: Es muy difícil mantener esta conversación por e-mail. Yo sueno estridente y usted suena exasperado”. Después de una exitosa conversación telefónica, terminaron enviándose –como conclusión- una amistosa nota. Problema resuelto.

 

Tecla email

¿Puede algo tan bueno, volverse malo?

Lo primero que debemos puntualizar, es que todas las herramientas tecnológicas han sido creadas para facilitarnos la vida y los procesos, al tiempo que disminuimos el tiempo usado y eficientazos nuestros procesos.

Afortunadamente a estas alturas del siglo XXI, el uso del correo electrónico se ha generalizado. Hoy por hoy el tener una dirección personal de e-mail ya no es una extravagancia, sino una necesidad. En el trabajo es mandatario. Sencillamente no hacemos negocios hoy en día con alguien que no tiene correo electrónico.

Sin embargo, el e-mail ha venido a desplazar otras formas de comunicación que otrora eran naturales y en algunos casos, como la comunicación interna entre equipos de trabajo o inter-oficina, la herramienta se ha sobreexplotado ad absurdum. Así, ya no telefoneamos a nuestro colega de otro edificio, ni caminamos 15 metros a otra oficina; en el colmo de los ridículos, muchas veces no hablamos con el colega del cubículo de la lado.

El problema básico de sobre-utilizar el correo electrónico, es precisamente la ausencia de varios elementos sensoriales que se requiere para tener una comunicación profunda entre seres humanos, como la vista al momento de ver las expresiones de nuestro interlocutor, y el oído para escuchar la entonación de lo que nos dicen.

 

Lo que nos ata al sobreuso del e-mail:

1.- El e-mail es fácil de usar. Prácticamente uno puede escribir y enviar un correo sin moverse una pulgada de su lugar, ya que toda la información necesaria se encuentra en la computadora.

2.- El e-mail es expedito. Un correo electrónico “se va” rápido y (en la mayoría de los casos) llega rápido a su destinatario. Aunque éste no se encuentre en su lugar o no pueda leerlo, éste quedará en su buzón esperándole.
Pero por encima de todo, hay una característica que hace al e-mail maquiavélicamente perverso: El e-mail deja una constancia escrita.

Es cierto, el correo electrónico se ha convertido en una suerte de nota tomada, y seguramente está reemplazando a los antiguos “memos” de oficina, con la facilidad de poder copiar selectivamente a quienes queramos.

Arriba he escrito deliberadamente “perverso”, ya que seguramente allí hay un ingrediente que nos mueve: el saber que mientras usemos el e-mail, estamos protegidos. Está escrito, hay una constancia y es rastreable. (Eventualmente, esta “bondad” se ha llegado a voltear en contra de quienes han dejado plasmado en un e-mail algún desliz de tipo personal o ético, pero ese es otro tema).

¿Es eso lo que buscamos al sobre-utilizar un e-mail?

¿Qué quede por escrito?

¿Qué no debamos mirar a los ojos al prójimo al momento de tratar un tema?

¿Qué podamos copiar o “forwardear” lo escrito en un e-mail a quien queramos?

Tal vez no es intencional, pero seguramente hay algo en ello.

 

Algunas sugerencias.

En muchas organizaciones, el tema se está tratando en serio. Está comprobado que las empresas que son más frías en su comunicación a la larga crean problemas de comunicación, silos y cotos de poder.

En éstas empresas, se ha [casi] reglamentado el uso del correo electrónico, favoreciendo la comunicación directa, oral y uno-a-uno.

No es fácil cambiar algunos hábitos, sobre todo si se han convertido en malos hábitos. Se debe comenzar por la cabeza.

Puedo recordar una empresa en donde al Director General le molestaba mucho hablar con su gente. Por hábito, prefería enviar correos electrónicos que hablar de frente. El situación podía llegar al ridículo extremo de entablar verdaderos diálogos con sus Directores en el correo electrónico cuando lo más fácil hubiera sido caminar algunos metros para hablarlo en la oficina. Sin embargo, éste hombre tenía una buena causa; sencillamente no quería hablar de frente.

Procuremos hacerlo. Seguramente empezaremos a notar como la organización va cambiando y se va comunicando mejor. En poco tiempo, cuando la gente se acostumbre a escuchar su nombre de boca des sus compañeros, el ambiente habrá cambiado, y la gente se sentirá mejor.

Todo esto, con darle su lugar a una útil herramienta como es el e-mail.

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